隨著政府持續推動發票數位化，越來越多餐飲店、零售門市、電商平台與一般企業開始使用電子發票。不過，許多剛接觸電子發票的業者仍會有疑問：
- 電子發票和傳統紙本發票有什麼不同？
- 電子發票一定要印出來嗎？
- 公司或店家該如何申請電子發票？
- 沒有資訊人員，也能開電子發票嗎？
- POS、ERP 或購物網站可以直接串接嗎？
本文將從電子發票的基本概念開始，帶您了解申請資格、開立流程、常見方式與導入前應注意的事項。
💡 核心建議：
導入電子發票的重點不只是「申請」，更在於選擇符合自身營運流程的開立方式與系統整合方案。從開票量、門市數量到既有系統，都應在評估時一併納入考量。
一、電子發票是什麼？
依照財政部《電子發票實施作業要點》，電子發票是指營業人在銷售貨物或提供勞務時，透過網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收的統一發票。
簡單來說，電子發票並不是把紙本發票掃描成電子檔，而是從發票開立、資料傳輸、作廢、折讓到保存管理，都以電子資料方式處理。
電子發票通常可分成以下兩種呈現方式：
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1. 雲端發票
消費者結帳時提供手機條碼、會員載具或其他經財政部核准的載具，發票資料直接儲存在載具中，不列印紙本電子發票證明聯。例如消費者在門市結帳時出示手機條碼，店家完成開立後，發票就會儲存在消費者的載具內。
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2. 電子發票證明聯
店家開立電子發票後，依規定格式列印出的紙本憑證。雖然消費者拿到的是紙本，但後端發票資料仍然以電子方式開立及傳輸，因此仍屬於電子發票。財政部也將電子發票證明聯定義為供有紙本需求的買受人使用，或作為兌獎憑證的文件。
二、電子發票、雲端發票與載具有什麼不同？
這三個名詞經常一起出現，但代表的意義不同。
| 名稱 |
說明 |
| 電子發票 |
整體制度名稱，指透過電子方式開立、傳輸及保存的統一發票 |
| 雲端發票 |
不列印紙本，將發票資訊儲存在消費者載具中的電子發票形式 |
| 載具 |
用來記錄或連結雲端發票資料的工具，如手機條碼、會員載具、信用卡、悠遊卡、一卡通、自然人憑證條碼 |
消費者也可以透過「歸戶」，將不同載具連結到同一個手機條碼或身分識別資料下，集中查詢與管理發票。
三、使用電子發票有哪些好處？
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加快結帳與開票速度
透過 POS 系統、電子發票平台或 API 串接，系統可自動帶入品項、金額、稅額與買受人資料，減少手寫及重複輸入，有效縮短結帳時間，也可降低開錯發票的機率。
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降低紙張與郵寄成本
B2B 交易若採電子方式提供發票資訊，企業可減少列印、裝信封、寄送及確認收件等行政作業。遇到發票作廢或折讓時，也可以透過系統處理，不必反覆郵寄紙本文件。
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發票資料集中管理
電子發票系統通常可提供發票開立紀錄、作廢及折讓、字軌號碼管理、媒體申報檔下載、中獎通知等功能，不必人工翻找紙本存根。
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可與既有系統整合
電子發票可與 POS 收銀系統、ERP 系統、電商購物網站、訂單管理系統、自助點餐機、行動點餐系統及會計系統整合，讓訂單完成後自動開立發票，減少人工重複輸入。
四、哪些店家或企業適合使用電子發票？
只要是需要開立統一發票的營業人，都可以評估導入電子發票，例如：
- 餐廳、小吃店及飲料店
- 零售門市
- 連鎖店與加盟店
- 電商及網路賣家
- 專業服務業
- 製造業與批發業
- SaaS 及軟體服務公司
- 需要大量開立 B2B 發票的企業
特別是同時使用 POS、ERP、購物網站或多門市管理系統的業者，透過電子發票串接，可以降低門市與財會人員的作業負擔。
五、電子發票如何申請？
電子發票申請通常包含以下幾個步驟。
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步驟一：確認營業登記與稅籍狀況
申請人應先確認公司或商號已完成營業登記及稅籍登記，並具備合法使用統一發票的資格。如不確定目前是否應開立統一發票，可先向所屬國稅局或記帳士確認。
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步驟二：準備工商憑證或相關憑證
營業人自行操作財政部電子發票整合服務平台時，通常需要準備工商憑證，作為企業身分驗證、電子簽章及系統申請使用。
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步驟三：選擇發票資料上傳方式
常見方式包括：自行建置系統並使用 Turnkey 傳輸、委託電子發票加值服務中心、使用加值中心提供的網頁開立平台、透過 POS / ERP / 電商系統 API 串接，或以 Excel / CSV / MIG 格式批次匯入。
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步驟四：申請電子發票使用資格
營業人須依規定向所屬稽徵機關辦理相關申請。不同營業型態、開立對象及系統架構，可能需要準備不同文件。委託加值中心時，通常會由服務人員協助確認資料並處理申請程序。
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步驟五：申請電子發票專用字軌
電子發票必須使用電子發票專用字軌號碼。完成資格與系統設定後，營業人需申請或取得電子發票字軌，再將字軌配置到實際使用的開立平台、門市或設備。
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步驟六：完成系統設定與測試
正式開立前，應確認系統至少具備發票開立、作廢、退貨與折讓、電子發票證明聯列印、字軌重複或錯誤檢核、漏傳異常提醒、發票資料上傳及歷史紀錄查詢等功能。
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步驟七：正式取得字軌並開始開立
完成申請、設定及測試後，即可將電子發票專用字軌匯入系統並正式開立。部分加值服務業者提供代辦服務，從送件、核准、字軌設定到正式啟用，通常可在數週內完成。
六、實際交易時，電子發票怎麼開？
依開立對象不同，流程也有所差異。
B2C：開給一般消費者
- 店家完成商品或服務結帳
- 詢問消費者是否使用載具或捐贈碼
- POS 或電子發票平台產生發票號碼
- 系統完成電子發票開立
- 發票資訊傳送至財政部電子發票整合服務平台
- 依消費者選擇儲存至載具，或列印電子發票證明聯
B2B：開給公司或行號
開立時通常需填寫：買受人統一編號、買受人名稱、品項名稱、數量及單價、銷售額、稅別及稅額、發票總金額、電子郵件或發票接收資訊。
開立完成後，可透過電子郵件、下載連結、系統交換或列印方式提供給買方。
七、電子發票開立後還要上傳嗎？
要。電子發票資料必須依規定傳輸至財政部電子發票整合服務平台存證，不能只保存在店家的 POS、ERP 或電腦中。
目前加值服務平台通常會在發票開立後自動排程上傳。B2C 發票通常須於開立後 48 小時內上傳，B2B 發票則須於規定期限內完成傳輸。
因此，選擇電子發票系統時，應確認系統是否具備：
- 自動上傳
- 上傳結果查詢
- 失敗重新傳送
- 漏傳提醒
- 字軌異常檢核
- 空白未使用字軌上傳
八、開電子發票一定要買 POS 嗎？
不一定。業者可依照開票量與營運情境選擇不同方式。
| 營運情境 |
建議方式 |
| 每月僅開少量發票 |
網頁或雲端平台手動開立 |
| 餐飲店、零售門市 |
POS 整合電子發票 |
| 電商或訂單量較大 |
API 串接購物網站，讓訂單付款完成後自動開立發票 |
| 大量 B2B 開票 |
Excel 或 CSV 批次匯入，或由 ERP 直接產生發票資料 |
| 多門市或連鎖店 |
集中式字軌與門市管理 |
| 無資訊人員 |
委託電子發票加值中心 |
九、選擇電子發票系統時要注意什麼？
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是否符合財政部規範
應確認服務商是否具備合法的電子發票服務資格，系統是否符合電子發票資料格式、傳輸及保存相關規範。
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是否支援 B2B 與 B2C
建議確認系統是否同時支援 B2C 電子發票、B2B 電子發票、應稅 / 零稅率 / 免稅、作廢退貨與折讓、載具及捐贈碼。
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能否整合現有 POS 或 ERP
導入電子發票不一定需要全面更換既有系統。部分方案可以透過 API、傳輸設備或資料匯入方式，讓原本的 POS、ERP 及訂單系統繼續使用。
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是否具備異常通知
系統最好能主動提醒字軌即將用完、發票號碼重複、發票跳號、資料上傳失敗、超過期限未上傳或空白字軌尚未處理等異常狀況。
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收費方式是否符合開票量（關鍵！）
評估時除了比較月租費、年費、依張數計費等方式，也應將導入協助、系統維護、客服支援、異常處理與未來擴充成本納入考量。
十、電子發票常見問題 (FAQ)
Q1：電子發票可以和手開發票同時使用嗎？
在符合稅務及字軌管理規定的情況下，營業人可能同時使用不同發票開立方式。不過，實際使用時應清楚區分字軌、開立設備及管理流程，避免重號、誤用或漏報。建議先與所屬國稅局、記帳士或電子發票服務商確認。
Q2：電子發票開錯怎麼辦？
如果交易取消或發票資料錯誤，應依實際狀況辦理作廢、退貨或折讓，不能直接刪除系統紀錄。電子發票系統應保留完整的發票異動紀錄，以供後續查詢與稅務作業使用。
Q3：客人沒有載具，也可以開電子發票嗎？
可以。消費者沒有提供載具時，店家仍可依規定開立電子發票，並視交易情境提供電子發票證明聯或其他符合規定的發票資訊。
Q4：沒有資訊人員，可以申請嗎？
可以。開票量較少的業者可以使用加值中心提供的雲端開立平台，不需自行建置系統。如需整合 POS、ERP 或電商平台，也可以由系統服務商協助完成 API 串接、資料測試及上線設定。
Q5：換成電子發票後，還需要保存資料嗎？
需要。電子化不代表可以忽略保存與管理責任。營業人仍應依相關法令保存發票、作廢、折讓及傳輸紀錄，並確保需要時可以查詢及提供。
Q6：電子發票系統可以與線上點餐系統整合嗎？
可以。電子發票系統可與線上點餐系統串接，消費者完成付款後自動開立電子發票，大幅減少門市人員的結帳與開票作業。
結語：開電子發票，重點不只在「申請」，更在後續管理
電子發票可以協助企業減少紙本、人工作業與重複輸入，也能將發票資料與 POS、ERP、電商及財務系統整合。
但完整的電子發票導入，仍包含申請資格、憑證、字軌、系統設定、資料上傳、異常檢核、作廢折讓及報稅資料管理等環節。
因此，導入前應先盤點：
- 每月預計開立多少張發票
- 主要為 B2B 還是 B2C
- 是否有實體門市
- 是否已使用 POS 或 ERP
- 是否需要串接電商平台
- 是否需要列印電子發票證明聯
- 是否需要多門市與字軌集中管理
